Put do svih dokumenata - Comtrade Doculibrium

Za početak –  krenuli smo iz svoje kuće, prateći svakodnevni rad zaposlenih i njihovu interakciju sa poslovnom papirologijom. Kompletnu dokumentaciju smo razvrstali i klasifikovali u našim zavodnim knjigama, koje nazivamo delovodnicima. Zatim smo primenili principe čuvanja sve prispele i isporučene pošte, nezavisno od toga da li je ona dostavljena u digitalno ili tradicionalnim kurirskim kanalima. Nakon što smo svu dokumentaciju posložili u jedinstvenu bazu, bili smo u mogućnosti da digitalizujemo puteve papirnih dokumenata. Šta to u stvari znači?

Foto: Promo/DMS

Svakog dana, u korporacijama se potpisuje na desetine i stotine ugovora. Svaki ugovor je neophodno da prvo pročitaju sve relevantne službe u preduzeću (kao što su pravna i finansijska), a zatim isti odobre i parafiraju. U praksi, jedan ugovor u papirnom obliku da završava u rukama velikog broja službenika, a često se dešava da se oni nalaze na različitim lokacijama u okviru korporacije. S druge strane, kada je u pitanju dokumentacija koja prati dostavu robe ili usluga, u vidu otpremnica, zapisnika ili faktura, ovaj proces može biti kompleksniji i trajati po nekoliko dana. Detaljnim snimanjem životnog ciklusa svakog tipa dokumenta, u stanju smo da digitalizujemo i automatizujemo kompletne poslovne procese, bez obzira na veličinu preduzeća, broj zaposlenih ili obim poslovanja.

Foto: Promo/DMS

Automatizacijom zadataka i maksimizacijom kontrolabilnosti, obezbedili smo povećanu produktivnost i unapredili efikasnost izvršavanja procesa za preko 40%, a pored toga višestruko smanjili vreme pretrage i pronalaženja relevantnih dokumenata.

Foto: Promo/DMS

Od početka razvoja dokumentacionih sistema pa do danas, svedoci smo velikog broja tehnoloških i zakonodavnih promena. Novi izazovi su uputili na razvoj sistema u smeru koji je do tada bio viđen samo u naučnoj fantastici. Prvi od mnogih jeste digitalno potpisivanje i pečatiranje dokumentacije. Iako se celokupni poslovni procesi odobrenja završe u sistemu za upravljanje dokumentacijom, na kraju je neophodno da se sve fizički odštampa, potpiše i skenira, kako bi se konačna verzija dokumenta sačuvala u digitalnoj formi u samom sistemu. Kreirali smo okruženje u kojem je moguće digitalnim sertifikatom potpisati, pa i pečatirati dokument i voditi računa o validnosti svakog sertifikata. Takođe, nije bitno da li se sertifikat nalazi na fizičkom medijumu kao što je smart kartica, na serveru kompanije u čije ime se potpisuje ili na javnom cloud-u. S druge strane, sva potpisana dokumentacija se mora čuvati prema zakonskim rokovima, ali i prema internim pravilima koje same kompanije propisuju. Danas imamo sve preduslove za scenario u kojem se dokumenta ne skladiše u magacinima i arhivskim kućama, već u digitalnoj arhivi kompanije, koja nas redovno obaveštava o statusu naše arhivske građe – šta je novo, čemu se najviše pristupa i koju dokumentaciju možemo da izdvojimo, tj. da uništimo. Jedna od najbitnijih stvari u vezi sa arhiviranjem je mogućnost da se u vrlo kratkom roku pronađe sva neophodna i povezana dokumentacija za određeni slučaj, što je veoma bitno kada dođe do sudskih sporova ili bilo kog vida korporativne revizije.

Foto: Promo/DMS/Dušan Stojančević

U modernom društvu koje pokreće talas konstantnih promena, neophodno je da se poslovni procesi u kompanijama odvijaju neometano. Kako su učesnici u pomenutim procesima u stalnom pokretu, poseban deo Comtrade Doculibrium rešenja čini mobilna aplikacija. Danas svi korisnici aplikacije mogu bezbednim kanalom pristupiti dokumentima i obaviti sve željene radnje za najkraće moguće vreme – u ne više od tri koraka.

S obzirom da su u Srbiji na snagu već stupili zakoni o elektronskom dokumentu, elektronskoj identifikaciji i uslugama od poverenja u elektronskom poslovanju, zatim je zanovljen Zakon o arhivskoj građi i athivskoj delatnosti, kao i zbog činjenice da od 1. januara 2022. godine počinje da se primenjuje novi Zakon o elektronskom fakturisanju, preduzećima je potrebno rešenje sposobno da podrži sve nove zakonske preduslove.

Pravo je vreme da otkrijete Doculibrium, uštedite na troškovima papira, očuvate prirodu i ubrzate poslovne procese.